Warum scheitern Reportingprojekte trotz guter Tools?

In den meisten Fällen liegt es nicht am Tool, sondern an der fehlenden Planung.

Sie stehen vor einem Reportingprojekt und fragen sich, wie Sie typische Fehler vermeiden können und was entscheidend für eine erfolgreiche Projektrealisierung ist? In diesem Artikel verrate ich Ihnen, was Sie sich überlegen müssen, damit Sie Ihre Reportingprojektziele hinsichtlich Funktionalität, Timeline und Budget erreichen.

Auf Basis von fast 20 Jahren Erfahrung in der Implementierung von Reportingprojekten können wir mit Sicherheit sagen: Neben der Wahl des für Ihre Aufgabenstellung passenden BI-Tools ist die Planung des Reportingprojekts ein entscheidende Erfolgsfaktor.

Die Projektplanung beginnt bei consultnetwork bereits in der Angebotsphase. Schon vor der Beauftragung wird auf Basis Ihrer Anforderungen eine erste Projektplanung mit einer Aufwandsschätzung erstellt. Diese bildet in der Regel die Basis für die Beauftragung.

Je nachdem, wie die Antwort auf diese Frage ausfällt, gehen wir in unserem Prozess unterschiedlich vor:

• Sie möchten bspw. ein besseres Vertriebsreporting, haben aber keine konkreten Vorstellungen/Vorgaben: In diesem Fall unterstützen wir Sie bei der Berichtsdefinition und dem Berichtsdesign.
• Sie haben schon ganz konkrete Vorstellungen: Sie wissen, welche KPIs Sie reporten möchten, welche Grafiken Sie im Bericht benötigen, usw.

Gehen wir davon aus, dass Sie bereits eine konkrete Reportinganforderung vorliegen haben. Unsere jahrzehntelange Praxiserfahrung hat gezeigt, dass diese 8 zentralen Fragen vor jedem Reportingprojekt zu klären sind:

1. Wie sieht das Reporting bisher aus?
2. Welche Reportingbereiche soll es geben?
3. Welche potenziellen Datenliefersysteme sind in Verwendung?
4. Welche Prozesse gibt es?
5. Welche Zusammenhänge gibt es zwischen den Systemen/Bereichen?
6. Wie muss das Reporting berechtigt werden?
7. Welche Reports soll es geben?
8. Soll das Reporting standardisiert werden? (IBCS-Standards und/oder ONE PAGE Prinzip)

Sind diese Informationen bekannt, kann man effizient in den Konzeptionsworkshop starten.

In unserem Konzeptionsworkshop werden folgende Punkte mit Ihnen erarbeitet:

• Am Beginn machen wir ein Brainstorming, um alle relevanten Schlagwörter zu sammeln.
• Das Input-Throughput-Output-Modell wird vorgestellt.

Inputs sind Datenliefersysteme wie ERP-Systeme, Excel-Dateien, Personalverwaltungssysteme. Diese Daten werden über Schnittstellen in ein Data Warehouse geladen. Das Data Warehouse ist Teil des Throughputs und kann mit unterschiedlichen Technologien abgebildet sein. Es werden die einzelnen Bereiche definiert sowie unterschiedliche Projektphasen fixiert. Der Output sind Berichte oder auch Datenexporte bzw. Data Views.

• Die wesentlichen Reportingthemen (Vertriebsreporting, Einkaufsreporting, ...) werden identifiziert.
• Darauffolgend wird jedes Thema im Detail spezifiziert inkl. Dimensionen, Attributen, Hierarchien, Cubes, Kennzahlen.
• Die Input- und ggf. Output-Schnittstellen werden definiert.
• Am Ende des Workshops werden die Ergebnisse aus dem Workshop mit den Brainstorming-Inhalten abgeglichen. So wird sichergestellt, dass nichts vergessen wurde.

Auf Basis dieser Informationen können wir eine Empfehlung für die passenden Technologien & geeigneten Produkte abgeben und benennen, was die jeweiligen Vor- & Nachteile sind. Wir erstellen ein Konzept mit allen technischen Details, stimmen dieses mit Ihnen final ab und starten dann mit der Umsetzung des Projekts.

Damit kennen Sie unsere Vorgehensweise bei der Planung von Reportingprojekten. Empfehlen kann ich Ihnen dazu auch mein Video, in welchem ich im Interview mit unserer BI-Teamleiterin Daniela Mayer alle Details zur Konzeption eines Reportingprojekts bespreche.

Mein Fazit: Ein sauber ausgearbeitetes Reportingkonzept ist der Schlüssel, um Budgetüberschreitungen, Verzögerungen und unklare Anforderungen zu vermeiden.

Wie weit sind Sie aktuell in der Planung Ihres Reportingprojekts? Kommen Sie gerne auf mich zu, wenn Sie Unterstützung bei der Planung und/oder Realisierung Ihres Reportingprojekts benötigen.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Mario Rosenfelder